Как да проведем ужасна среща

Срещите са цената, която плащаме, за да не бъдем психични. Ето как да избегнете преразходването.

Съмнителна работа е съкратеното работно време, пропиляно по време на срещи. В хода на типичната кариера повечето от нас в крайна сметка страдат чрез много повече лоши срещи, отколкото добри.

Откакто се присъединих към Help Scout, очакванията ми за срещи значително се подобриха, но дори времето тук не беше достатъчно, за да повиша средната си стойност през целия живот. И аз като теб съм по-запознат със знаковите знаци на отвратителни срещи от тези, които умело вървят.

За щастие, най-малкото съм натрупал достатъчно опит, за да забележа, когато една среща протича. Ето кратък списък с добронамерени начини, по които можете случайно да дерайлирате следващата си среща.

Поканете повече хора, отколкото трябва

Първо: вкарайте вашите съотборници клоун в колата стил в конферентната зала или Google Hangout по ваш избор.

Подобно на всички тези примери, и тази грешка идва от добро място. Купихме идеята, че две глави са по-добри от едната, така че със сигурност допълнителната мозъчна сила ще доведе до по-добра и по-разнообразна мозъчна атака.

Вярно до известна степен, но има шапка. Никога не съм седял на продуктивна среща, която е нарушила правилото на Джеф Безос за две пици, само по себе си, за да охранява размера на срещите в Amazon. Съществува утвърдена и убедителна литература, която показва ефективността на вземане на решения рязко намалява, когато броят на присъстващите прерасне в двуцифрена територия.

Мога да измисля три причини, поради които:

  1. Излишъкът от мнения неизбежно води до зачервени дебати за тривиалното. Най-общо казано, увеличаването на размера на групата понижава средното ниво на експертиза.
  2. Повечето движение изисква повече организация, което поражда повече бюрокрация. Твърде много ръце на палубата ще ви принудят да разчитате на тежък „процес“, само за да поддържате среща в плаване.
  3. Добавената продукция не компенсира изхода, загубен от социалното пускане.

Често срещан виновник тук е нежеланието да изпратите делегат вместо целия екип. Чухте шегата за преживяването на друга среща, която може да е имейл, нали? Делегат спестява време по подобен начин, като предава отново обсъжданото на тези, които не е трябвало да присъстват там.

Правете синтез на срещата

Срещите са полезни за вземане на решения или планиране на проекти. Като контрапункт всеки копирайтър ще ви каже, че най-лошият материал се произвежда от комитет; групите са по-добри в парченето на нещата заедно, отколкото при създаването на отделните парчета.

Въпреки това съм правил тази грешка много пъти. Всичко това „вземане на решение“ е обнадеждаващо и изглежда съвсем естествено, че „правенето“ трябва да следва точно тогава и там.

Научих по трудния начин, че докато срещите са полезни за очертаване на това, което може да се направи, те са богоужасни за поставянето на боя върху платното. Обратната връзка става уместна, когато The Thing се оформи - дори и да е просто фрагмент от крайния резултат.

Сътрудничеството има своите граници. Използвайте срещи, за да начертаете курса, за да получите висцерални реакции по пътя и да прокарате край финала. Не ги използвайте за синтезиране на място. Създайте сами, решете заедно.

Не задавайте правила или твърди ръбове

Никой не харесва да бъдеш правител. Чувствате се като магията на сътрудничество, бавачката, която е изпратена да надзирава всички невъзпитани деца.

На всичкото отгоре повечето от нас се радват на компанията на колегите си, така че е лесно да оставим срещите да станат твърде неофициални. Спокойното настроение може бързо да се превърне в „безгрижно“, което след това се превръща в „небрежно“. И когато срещите не се третират внимателно, възниква цял куп проблеми:

  • Няма прилика в структурата, така че срещите скоро се превръщат в „почивка с заместващ учител“.
  • Началните времена се разглеждат почти като незадължителни, което възнаграждава закъснението и наказва точността.
  • Никога нищо не се записва или не се дължи. Това води до „среща с махмурлук“ - по-късната осъзнатост, че всичко обсъдено няма да бъде завършено от вълшебна фея на задачите. Няма лечение на Gatorade за това.
  • Времето не се спазва, така че никой не концентрира мислите си или се появява подготвен. Това кани по-нататъшно разхищаване на времето като кръгови въпроси, радио мълчание и моменти „нека да проверя“.

Всичко по-горе води до разочароващи срещи, които никога не следват заявения им дневен ред и рядко постигат желания резултат.

От друга страна, когато срещите се третират със заслужена сериозност, всички се показват готови да се възползват максимално от тях. За да запазите честността на хората, можете да завършите с „заключителен кръг“, който се състои от кратки, непрекъснати отзиви за това как протече дискусията.

Настоявайте за намиране на съгласие

Изглежда странен съвет да представите част от срещите, но това е вярно. Срещите не са за намиране на споразумение, а за намиране на съответствие - има искрена разлика между двете.

Изравняването означава, че можете да имате резерви и дори да се съмнявате, но вие избирате да се ангажирате и да улесните окончателните взети решения. Изравняването винаги е необходимо; споразумение не е.

Ще се смеете, но аз съм роден свидетел на упоритостта на ниво Wile E. Coyote от хора, които не биха могли да пуснат без капитулация от другата страна. Тук фасилитаторът на срещи става особено ценен. Те гарантират, че мненията са изслушани, дават сериозно признание на повдигнатите опасения, след това те се обаждат и движат всички напред.

Да се ​​срещнем на половината път

Срещите са чантата за пробиване на работното място. Правим снимки в тях, когато сме разочаровани от призматичния затвор, който е натоварения ни календар (предпочитам да подпечатвам срещи със забавни и празнични нюанси като синьото „Time Suck“ и червено „Where Did It All Go Wrong“).

По-сериозно, срещите са малкият данък, който плащаме, за да не бъдем психически.

Бихме могли да използваме по-малко от тях, но никога няма да се отървем от тях. Освен ако човечеството не реши, че цялото нещо от кошера не звучи доста добре, в крайна сметка винаги ще трябва да се свикваме, за да общуваме, да си сътрудничим, мозъчна атака, да представяме, да обсъждаме и да надграждаме колективно върху нашите идеи. Срещите са добри за това, така че е най-добре да се възползваме максимално от тях.

Gregory Ciotti е писател и мениджър на маркетинг за съдържание, който публикува седмичен бюлетин в GregoryCiotti.com. По-ранна версия на тази публикация първоначално беше публикувана в блога на Help Scout.