Избягвайте от тиранията на списъка със задачи: как да планирате приоритетите си, а не времето си

Първоначално публикуван на JOTFORM.COM

Изграждането на компания създава натоварен график. Почти няма начин да го избегнем.

Но вярвам, че сме научени да управляваме времето си неправилно.

От момента, в който имаме домашна работа, футболна практика или уроци по пиано, научаваме, че управлението на времето означава да даваме приоритет на това, което е в графика ни.

Както обаче казва Стивън Коуви, ключът е да насрочим нашите приоритети.

Изследванията показват, че само 17% от населението може точно да прецени колко време ще изисква дадена задача.

Това е известно като грешка в планирането или „положителни пристрастия“, което ни води до значително подценяване колко време ни е необходимо за изпълнение на всяка задача. Например, може да отделим три часа, за да напишем презентация, след което да разберем, че самото изследване ще отнеме четири.

В проучване на Университета във Ватерлоо за положителни пристрастия участниците демонстрираха грешка в планирането, като дадоха същите оценки за реалистични работни сценарии (които неизбежно включват прекъсвания, предизвикателства и разсейвания), както и за най-добрите сценарии.

Изглежда често нямаме представа колко време всъщност ще отнеме дадена задача. Така че може би трябва да спрем да оценяваме напълно.

В моята компания JotForm почти никога не определяме срокове за проекти. Изготвянето на голяма работа е от значение за нас повече от проверката на „готово“ поле. Нашите екипи имат свободата да изпробват нови идеи, да изследват тангентите и да намерят решения, които работят за нашите 4,3 милиона потребители - без да тече часовникът.

Както знаменито каза бившият президент на САЩ Дуайт Д. Айзенхауер,

„Това, което е важно, рядко е спешно, а това, което е спешно, рядко е важно.“

Съобразявайки се с предписан график (който рядко оценяваме добре), можем да попаднем в същия капан, който е включен в списъци със задачи.

Проверката на безкраен списък на задачи може да бъде изкушаващ начин да се избегне важна работа. И ако планираният времеви блок за ключова задача е твърде кратък, вече прекарахме деня си в робство по несъществен списък.

И все пак постоянно ми напомня, че задачите, които избягваме, обикновено са най-важни - и най-вероятно да ни помогнат да достигнем по-високо ниво на производителност.

Можем да постигнем състояние на течливост - интензивно фокусиран, почти медитативен период на концентрация - чрез преместване на критични задачи. Но е по-малко вероятно да изпитаме потока при стриктни времеви ограничения.

Все пак не трябва да се отказваме изцяло от управлението на времето.

Вместо да разчитаме на списък със задачи или неточно да преценяваме времевите блокове, можем да насрочим деня, за да постигнем личното си пиково представяне.

Ето три начина да изпробвате този подход за себе си.

Стъпка 1: Поставете приоритет на важните, вместо да планирате спешните

„Никога няма достатъчно време за всичко, но винаги има достатъчно време за най-важното.“ - Брайън Трейси

Въпреки че може да се почувствате обезсърчително да оставите графика си отворен за енергийни промени, това е решаващ аспект за постигане на върхови показатели. Но преди да успеете да управлявате представянето си, трябва да знаете какво да дадете приоритет.

Айзенхауер разбра разликата между важни и неотложни задачи. Той дори разработи матрицата за решение на Айзенхауер, за да разграничи задачите, които изискват незабавно внимание, и тези, които се нуждаят от време - разграничение, което може да затрудни производителността ни, когато сме разбрали неразбрано.

Матрицата за решение (която също беше популяризирана от Стивън Кови) има четири квадранта. Всеки квадрант представлява начин за определяне на задачите.

Източник: Rutger W. Quak

Първият квадрант е кризисният квадрант, където задачите са спешни и важни. Животът в Квадрант 1 може да доведе до стрес, прегаряне и други проблеми.

Кови предполага, че хората, които прекарват по-голямата част от времето си в Квадрант 1, ще намерят облекчение само в Квадрант 4, където задачите не са важни или неотложни.

Квадрант 3 представлява задачи, които са спешни, но не важни, като заявка за анкета, която изтича на следващия ден. В този квадрант можем да сбъркаме спешността по важност и задачите обикновено се основават на очакванията и приоритетите на други хора. Това е опасно място, което бързо може да ви загуби времето.

И накрая, Квадрант 2 включва задачи, които са важни, но не и спешни. Както казва Кови, „Квадрант 2 е сърцето на ефективното лично управление“.

Наистина продуктивни работници се грижат за задачите от Квадрант 1, но се съсредоточават върху Квадрант 2. Ето, ние сме съобразени с възможностите, мислим превантивно и си даваме пространство за завършване на важните работи.

Използвайки матрицата за определяне на нашите задачи, можем да започнем да разбираме колко фокус, а не време, заслужава всеки проект. Както казва Кови, „предизвикателството е да не управляваме времето, а да управляваме себе си.“

С други думи, разбирането на собствения ни капацитет да работим продуктивно по дадена задача е по-полезно от насрочването на продължителността му.

За мен тренирането на нови отбори е важна, но не и спешна задача на Квадрант 2. Когато създаваме нов, многофункционален екип от 4–5 души, те са объркани и им липсва посока. Научих, че ако ги оставим на мира, работата им често е разпръсната и неоптимална.

Но ако насроча дори 15-минутни седмични срещи, за да обсъждам техните проекти, да предоставя насоки и да проуча как работата им има значение за компанията, те бързо стават сплотени и продуктивни.

Стъпка 2: Управлявайте върховете си

След като знаете как да идентифицирате основни задачи, можете да стратегирате как да постигнете върхово изпълнение. Тук можем да използваме нашите естествени енергийни нива.

Всички знаем кога тече работата. Стените падат, ние сме дълбоко фокусирани и работата ни ни очарова; това е идеално. Очевидно не можем да игнорираме неотложните (а понякога и монотонните) задачи, които поддържат нашите компании да работят, но можем да разпознаем кога работим в ангажирани спрямо незаети времена.

Когато сме ангажирани и се справяме с важни проекти по време на пиковите си часове, обикновено сме готови да работим по-дълго и по време на пътя изпитваме по-малко изгаряне. Минимизирането на непривлеканото ни време също може да засили енергията и двигателя ни.

Например, проучване на Дейл Карнеги установи, че компаниите с ангажирани служители превъзхождат тези без 202%.

Пенелопе Трунк, известен кариерен треньор и съосновател на Quistic, дори предполага, че можем да разделим времето си въз основа на това, което обичаме да правим и какво не.

Разделянето на деня ви е чудесен начин за повишаване на производителността. Използвайте задачите, които обичате като награда за изпълнение на тези, които не ви интересуват. И ако се изтеглят, продължете напред - отделете толкова време, колкото можете да правите това, което ви харесва, защото тези дейности вероятно попадат в Квадрант 2.

Въпреки че не можем да игнорираме това, което не ни се радва, често можем да решаваме кога го правим. Времето на проекта може да представлява до 20% от когнитивните вариации на изпълнението. Науката доказва, че има причини, поради които може да разбиете трудна задача в 10 часа сутринта, но да се мъчите да стигнете до финала в 15 часа.

Според Даниел Пинк, 75% от хората изживяват дните си на три етапа: пик, корито и период на възстановяване. Останалите 25% го изживяват в обратна посока: възстановяване, корито, а след това пик. Проследявайки ежедневните ни етапи, можем да открием собствените часове на върхови постижения.

Направете електронна таблица и запишете нивата на енергия през целия ден. Проследявайте как вашето творчество, фокус и интерес се вливат и текат, след което потърсете модели през цялата седмица.

След като сте определили максималните си часове, вие сте готови да използвате тези скъпоценни часове.

Стъпка 3: Изберете вашата стратегия

Имайте предвид, че вашата професионална роля също може да повлияе на начина ви на работа. Пол Греъм смята, че има два вида графици: графикът на производителя и мениджърският график.

Графикът на мениджъра се управлява от срещи. Обикновено мениджърите работят в по-кратки периоди от време, като календарите се пунктурират от чести срещи.

Създателите, като писатели и програмисти, обикновено се борят да бъдат продуктивни с мениджърския график. Те се нуждаят от големи парчета време (часове, ако е възможно), за да влязат дълбоко в работата си и да решат творчески проблеми.

Ако се очаква да спазвате мениджърския график, но работите най-добре с графика на производителя, Греъм предлага да създадете работно време, което да ви позволи да живеете в двата свята.

Ако сте изпълнени по график на мениджър, но търсите допълнително време, помислете за прилагане на марж на среща. За всяка планирана среща изградете допълнителни 15 минути за себе си. Това също може да бъде чудесен начин да се хванете на неотложни задачи, без да им позволявате да се врязват във важните.

В JotForm се опитваме да спазваме графика на производителя, но осъзнавам, че трябва да имам хибриден календар. Аз изграждам управление на часовете следобед и работя като производител през първата половина на деня. Това е когато блокирам в свещено време за дълбока работа.

Планирането на дневни, седмични или месечни фокусирани работни сесии гарантира, че винаги имате място за добра работа.

Можете също да опитате система за планиране като The Da Vinci Schedule, която се колебае между хардкор дълбока работа и мека дълбока работа, или да изградите по-персонализиран график с 3 пълни дни фокусирана работа.

Каквото и да изберете, не забравяйте да определите приоритет на собствените си пикови часове и работа, която има значение, а не това, което вашият списък със задачи може да диктува.

Има много малко трафик на допълнителната миля

Когато използваме собствени пикови часове, е вероятно да произведем по-качествена и по-последователна работа. Плюс това можем да регистрираме допълнителни часове (когато е необходимо), без да изгаряме.

Не забравяйте, че вашите пикови часове също могат да се променят във времето. Това, което супер зарежда производителността ви този месец, може да изтощи батерията ви през следващия месец. Така че, опитайте се да сте в тон с вашите енергийни нива и да почетете тези естествени промени.

Оценете, пренастройте и продължете напред.

Може да се изумите от това, което можете да постигнете.