Документален екип: Как да делегирате задачи

от ClickHelp - най-добрият инструмент за създаване на помощ

Време е да приемете фактите: не можете да направите всичко сами. Колкото и да сте квалифицирани и ориентирани към задачите, жонглирането на множество проекти наведнъж може да ви вземе данък. Трябва да оставите другите да ви помогнат и да свалите част от натиска от раменете си.

Делегирането на задачи обаче не е толкова просто, колкото може да звучи. Трябва да намерите перфектния технически писател за работата, така че резултатът да е par excellence. Например, ако сте натиснати за време, потърсете писателя с най-ниската натовареност и най-бързата скорост на работа.

Но най-важното е, че трябва да избягвате попадането в един от тези два капана: микроманипулирането на целия потребителски процес на документация или неуспехът да контролира правилно вашия екип.

Тази статия ще ви научи как да не се захващате в нито един от тези сценарии.

Основа на делегацията

Трябва да се научите как да възлагате ясни задачи на вашия екип, да изразявате очакванията и да задавате крайни срокове. Също така трябва да внедрите система за проследяване, която ви позволява да дадете автономия на лицето, което изпълнява задачата, като същевременно все още можете да ги контролирате.

Не разбирайте грешна идея. Вие все още сте част от работния процес и трябва да се предоставите на разположение на вашия екип, ако възникне някакъв въпрос. Потребителската документация може да приеме много сложни форми, в зависимост от темата или намерението зад съдържанието, така че е напълно възможно да трябва да назначите два или повече души в този конкретен проект.

За мениджъра е много важно да знае какви са възможностите на неговия екип. Опитайте да използвате нашата публикация в блога за ключови умения за техническите писатели, за да анализирате собствения си екип. Винаги е полезно да запазите тази картина в съзнанието си.

Петте стъпки на делегация

Ето няколко неща, които могат да ви помогнат да улесните процеса на делегиране и да избегнете неудобства.

  • Задачите са индивидуални: Когато казвате на вашия екип какво трябва да правят, е по-ефективно да зададете директно всяка задача на човек и да проверите дали всички са на една и съща страница. Дайте ясни и точни инструкции, за да могат те да изпълнят своите задължения. Например, един човек е отговорен за писането на нови теми, друг за правенето на видео уроци и т.н.
  • Дайте им по-голямата картина: Винаги е по-лесно да работите върху нещо, ако знаете какви са целите. Особено когато говорим за сложна задача като създаване на база знания, всеки член на екипа трябва да е наясно с резултатите, които трябва да постигнат.
  • Дайте срокове и се придържайте към тях: Много е важно да кажете на вашия екип още от самото начало колко време могат да работят върху нещо. Обяснете колко е важно те да се предават навреме в работата си във връзка с други процеси на вашия бизнес.
  • Използвайте периодично отчети: Когато делегирате, не участвате активно в изпълнението на всяка задача, но трябва да имате представа какво се случва. Най-добрият начин да направите това е да помолите членовете на екипа да представят доклади за работното им състояние. Като такъв, можете да имате общ преглед на процеса и да се намесите, когато трябва, като по този начин ще можете да останете в рамките на вашия документационен план.
  • Кажете им как те могат да се свържат с вас: В идеалния случай седмичната среща не трябва да е единственият шанс вашият екип да взаимодейства с вас. Те трябва да знаят, че в случай на нещо възникне, те могат бързо да ви овладеят.

Необходимо е да се спомене, че запазването на повечето такава информация на едно място е чудесна идея. Така че, помислете за създаването на план за документация, който да даде на служителите нещо, към което да се позовават.

Обърнете допълнително внимание на работната си среда - уверете се, че имате всички правилни инструменти за по-добро и бързо делегиране. Много помощни инструменти за създаване съдържат функции, подобряващи работата на екипа и позволяващи по-ефективно делегиране на задачи, точно както функциите за работа в екип в ClickHelp.

Става дума за доверие

Делегирането не означава, че мениджърът не работи върху нищо. Това има повече общо с самия краен резултат.

Между делегаторите и техния екип трябва да съществува ниво на доверие. Никоя техника на управление никога не може да замени това.

Успех с вашето техническо писане!
ClickHelp екип

Първоначално публикуван в clickhelp.co.