Тактически списък за планиране на вашите дни, седмици и проекти

2017 г. беше добра година за мен на работа. Най-важният начин, по който успях да се изравня, беше в процеса на планиране, изпълнение и преглед. След години размишлявайки с безброй различни методи на производителност, кацнах на система от журнали с куршуми, която ме фокусира върху правилните задачи за точното време.

Искам да ви покажа как планирам всичко в началото на деня, седмицата и как структурирам проектните си цикли. Ще забележите, че това е отчетливо минималистичен стил, различен от много разпространения на журнали с куршуми, които ще видите във Facebook и Instagram. Това е нарочно, защото знам, че ако отделя много време, за да изглежда хубаво, ще отделя по-малко време за действителната работа, която записвам.

Голямата картина

Всеки месец започва с една страница, в която са изброени всички важни дати, събития, проекти и срокове. Искам да го опростя, така че да виждам всичко бързо и ясно.

Имам секции за събития и рождени дни, работни проекти, странични шумове и развитие. До всяка задача или крайъгълен камък се поставя квадратче за отметка, което съответства на броя пъти, когато трябва да бъде попълнено, например две полета за два нови видеоклипа в YouTube.

Ще забележите, че няма някаква свързана задача или планиране до която и да е цел и това е умишлено. Това е така, защото планирането на всички тези неща се случва в седмичния и ежедневния процес или в пакета от проекти, на който е възложен. Тази страница е само за голямата картина.

Месец с един поглед

Планиране на седмицата

Планирам седмицата навън с друг лист, в който се изброява дневния дневен ред за срещи, крайни срокове и събития. Отново е много просто, така че мога да се съсредоточа върху работата. На една страница са моите 10 блока (повече на тази следваща), а на следващата е дневният дневен ред с основни задачи.

Седмичен лист от часови блокове и дневен ред

Планиране на деня

Преди планирах деня си с лентова графика и макар че наистина харесвах тази система от визуален стил, установих, че тя е най-вече просто запълване на място в моя бележник. Един от моите любимци на домашни любимци губи място, така че бавно изхвърлих тази система за проста програма. По този начин виждам срещите, сроковете и задачите на екипа, които имам в даден момент, без да има големи парчета изгубено пространство.

Следващата и най-важна част от деня са моите топ задачи. Те отиват от дясната страна на страницата и аз мога да поставя само 3–5 задачи на ден. Това гарантира, че мога да поставя конкретно време и да се съсредоточа върху тези задачи. Всеки ден трябва да започна с разглеждане на моите основни задачи и след това да започна да работя по тяхното изпълнение.

Тъй като много мои съотборници са зад мен във часовите зони и имам склонността да започвам работа рано, мога да разчитам на 1-2 часа непрекъснат фокус за най-добрите си задачи. Всичко, което не е завършено в този блок, се дава още час или два фокусирано време следобед, в зависимост от това какво се е случило през деня.

Дневен дневен ред и основни задачи

Ако задачата е част от по-голям проект, върху който работя, обикновено това е някакъв вид подзадача, свързана с общия етап. На снимката по-горе задачата за новите стъпки за фактуриране е добър пример. Това е по-малка част от цялостния проект за борд. Изписването на нови стъпки и опции за фактуриране ще отнеме няколко часа, а тази седмица го направих по-голямата част в понеделник, след което мигрирах задачата във вторник за изпълнение.

За символите на задачата използвам оригиналния метод на журнала Bullet, създаден от Райдър Карол, които са:

● Нова задача
✱ Важна задача
✖︎ Изпълнена задача
▶ ︎ Преместена задача на следващия ден

Причината да обичам да запазвам всичките си основни задачи в една колона за седмицата е, защото ми помага да проследя кои задачи се изпълняват и кои се отблъскват. Това може да изглежда очевидно, но когато дадена задача е в една и съща колона и на същата страница и трябва да продължите да я записвате, тогава това ме кара да задавам трудни въпроси защо продължавам да я отлагам. Ако го напиша на нова страница, има достатъчно свежест за мен, че би могла да бъде определена като нова за деня, но запазването й на същата страница премахва тази част от умствената хитрост.

10 блока седмично

Това е любимата ми част от седмичния план, както в изпълнение, така и в дисциплината. Един ден бях под душа, когато си помислих: „Тази седмица прекалявах със срещата си“. Разбрах, че всяка седмица разпределям времето и задачите, които имам, в различни групи, а несъзнаването кога нещо става пълно, води до проблеми с границите и работа извънредно.

Тъй като кофите са трудни за изтегляне и отнемат много време, вместо това започнах да използвам идеята за времевите блокове. Наистина е следващата итерация на метода на графиката, който използвах преди. Ако работя 40 часа седмично, имам четири 10 часови блока време, за да се ангажирам с различни проекти и отговорности.

Седмични блокове, дневен ред и основни задачи

Сега съм в състояние да диктувам кои блокове от време мога да се ангажирам с различни задачи и отговорности и имам буквално измерване, когато нещо е извън баланс или се приближава до максимално блокираното време. Ако съм в срещи в понеделник и вторник, които вече са използвали 75% от този блок, тогава трябва да кажа „не“ на 1: 1 със съотборник и да планирам това за следващата седмица. Някои задачи, като поддръжка на клиенти и проект за борд, се нуждаят от няколко блока и това е добре! Това са най-важните ми задачи и изискват поне 50% от фокусираното ми време.

Проектни цикли

Вдъхновението за това идва от прекрасната публикация на Basecamp за това как те структурират работата и екипите. Това е практика, която следваме и в ConvertKit, и аз съм в средата на борда.

Начало на 6-седмичен проектен цикъл

Предпоставката на цикъла е да прекарате шест седмици в проект и да станете наистина умели да разберете какво може да бъде завършено за това време. Моят приятел Шон Блан изпробва това през 2017 г., след като посети семинар на Basecamp (Натан Бари отиде и на един) и това напълно промени бизнеса му. Ето какво казва Джейсън Фрид в публикацията:

Преди всеки проект да бъде включен в цикъл, вече разбрахме какво мислим за шестседмичната версия. Не включваме планирането във времето на цикъла - цялото планиране и обмисляне се случва на терена. Това трябва да се случи, преди работата да бъде планирана да бъде извършена от екип. По този начин шестте седмици са цялостно изпълнение и изпълнение.

Това, което открих, е, че да се справям с наистина голяма единична цел за една година, е малко прекалено много за мен да работя. Виждал съм всички една дума, една цел да говорят и да изследват и това има напълно смисъл. Просто не успях да поема такъв вид ангажименти.

Проектните цикли от 6-8 седмици са чудесен начин да постигнете напредък и да изпратите нещо във времева рамка, която винаги е осезаема и реална. Мога да планирам шест седмици и всяка седмица да се чувствам важна, което означава, че всеки ден има значение. По-дълго от това и ми е по-лесно да забавям или отлагам задачите.

Заключителни излитания

Основните практики, които съм развил през годините, са специфични за мен, може да намерите други, които работят за вас, надявам се! Често приемаме работата и практиките на други хора като златен билет за собствената ни производителност, но това е само половината от битката. Целта е да не станете другият човек, а да съберете и сшиете заедно събраната мъдрост на вашето креативно родословно дърво по метод, който работи за вас! Като се има предвид, вярвам, че има четири принципа, които са най-важни в моята система.

Винаги се работи

простота

Всички сме виждали красиви разпространения в списанията и сложни класации за производителност и приоритети. Аз лично не вярвам в тях. По-добре е да имате проста система със задачи, която ви позволява накратко да разгледате какво е важно, за да можете да започнете да работите върху нея. Всичко останало се крие или забавя.

Задачи с една колона

Споменах това по-горе, една колона на същата страница ми помага да проследя кои задачи се изпълняват и кои се отблъскват. Когато трябва да продължите да го записвате, тогава ме кара да задавам трудни въпроси, защо продължавам да го отлагам. Отново без скриване или натискане на свежа страница.

Блокиране за граници

Обичах да правя това като показател за седмицата си. Започва с уточняване къде трябва да отида времето ми в началото на седмицата, след което го проследявам с напредването на дните. Отне ми около месец, за да кажа точно на кои задачи трябва да бъде зададен всеки блок и вероятно ще имате същия опит. Това, че знаете къде трябва да отидете е невероятно ценно и открих, че ми помага да бъда по-дисциплиниран и през това време.

Прегледи в края на деня

Две причини за това: първо е, че ме кара да преценя къде съм прекарал времето си и дали бях достатъчно дисциплиниран в своите задачи и проекти. Ако не, каква е основната задача, с която трябва да започна на следващия ден?

Втората причина е, че прегледът на деня по същество дава закриване на деня. Това е толкова важно! В миналото не съм правил това и ми е много трудно мозъкът да изключи работния си режим. Ако не съм в режим на работа, не мога да присъствам със семейството си или да си лягам в разумен час и това е наистина важно за мен.

Благодаря, че прочетете моята история за това как планирам и изпълнявам седмиците, дните и проектите си! Ако искате да знаете повече за това как работя и за проектите, които изпращаме в ConvertKit, ще харесате моя канал в YouTube на YouTube.com/MattRagland. Ще се видим там!